Szanowni Rozliczający się z Projektów
realizowanych ze środków FIO Warmia Mazury Lokalnie! W związku z dobiegajcym
końca terminem realizacji projektów, z przyjemnością pragniemy przedstawić Wam
podręcznik rozliczania projektów FIO w pigułce. Postaramy się wzbogacać go w
miarę kolejnych pytań, które będziecie nam zadawać.
1. Pamiętajcie, aby dokumenty, które przygotowujecie w
celu rozliczenia się z Waszych inicjatyw KONIECZNIE opatrzeć informacją
o pochodzeniu dotacji
-
przykładowy opis faktury: Sprzęt zakupiono w ramach Programu
Mikrodotacji "FIO Warmia Mazury Lokalnie" realizowanego przez MPiPS.
Kwota 80,00 zł została pokryta z dotacji, 20,00 zł stanowi koszt własny
finansowy, natomiast 5,53 zł to koszt pozaprojektowy. Faktura dotyczy zakupu
sprzętu sportowego poz. w budżecie 4.)
-
dokument należy skserować, kopię potwierdzić za zgodność z oryginałem.
Oryginały zostają w Organizacji, która jest wykonawcą, nam dostarczacie kopie.
W przypadku grup nieformalnych - oryginały trafiają do LGD Warmiński Zakątek
przez nasze Stowarzyszenie, a sobie możecie zostawić kserokopie.
2. Kolejna rzeczą są dokumenty
wolontarystyczne/partnerskie
- każdy
wolontariusz pomagający w realizacji Waszych Projektów musi podpisać Oświadczenie
niepełnoletniego wolontariusza lub Oświadczenie pełnoletniego
wolontariusza.
- dla
każdego z wolontariuszy należy przygotować Kartę ewidencji czasu pracy
wolontariusza w projekcie (polecamy pracę przed komputerem - można
dowolnie modyfikować ilość wierszy w tabeli, opis wykonanych czynności można
skopiować z projektu - opada połowa pracy, itp.)
- dla
wszystkich wolontariuszy przygotowujemy jedną Zbiorczą karta ewidencji
czasu pracy wolontariuszy w projekcie (również polecamy pracę przed
komputerem)
- jeśli
założyliście w projekcie, że np. pomieszczenia do zajęć, sprzętu użyczy Wam
szkoła, dom kultury itp. - musicie udać się do władz owej instytucji z
uzupełnionym Oświadczeniem partnera darczyńcy.
3. Dokumentacja wizualna projektu
-
nawet, jeśli dostarczaliście nam w międzyczasie informacje i zdjęcia z
dotychczasowych działań drogą mailową - bardzo prosimy, żebyście przy
rozliczeniu jeszcze raz nagrali wszystko na płytkę i dołączyli do sprawozdania.
Dostajemy takich relacji stosunkowo dużo, w związku z tym szukanie wysłanych
nam przez Was zdjęć w gąszczu różnorakich maili jest dla nas czasochłonne -
mimo, że lubimy Wam ułatwiać pracę - wolimy zrobić w tym czasie coś równie
pożytecznego
- na
płytkę prosimy także dołączyć projekty koszulek, breloczków, plakatów i
ewentualnych innych gadżetów, które zostały wykonane w ramach Waszego wniosku
- jeśli
jesteście sławni, bo napisała o Waszym projekcie lokalna prasa - prosimy,
skserujcie dla nas ten wycinek i również dołączcie do sprawozdania ;) to samo
tyczy się screenów z informacjami na portalach internetowych Waszych miast,
gmin, domów kultury i podobnych
- ze
względu na poszanowanie praw autorskich, prosimy pobrać Zgodę autora na
wykorzystanie zdjęć, dać ją do podpisania Waszemu fotografowi i dołączyć do
dokumentów końcowych.
4. Koszty pozapojektowe
-
zdarzają się w każdym projekcie, raz są większe, raz uda się z mniejszym
nakładem - nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, co wydarzy się w trakcie,
To trochę jak z remontem - planujemy malowanie - robimy remont generalny ;)
- oczywiście
doceniamy, że aby projekt był ciekawszy, nieraz dokładacie nadliczbowe środki z
własnej kieszeni. Nam, jako Organizacji też się to zdarza, praktycznie zawsze.
Ale baaaardzo prosimy - nie uwzględniajcie ich w sprawozdaniu. Napiszcie w
sprawozdaniu tylko o takich kwotach, które zaprogramowaliście we wniosku o dotację.
Jeżeli nie było żadnych przeniesień między pozycjami budżetowymi, w
podsumowaniu powinny wyjść same „zera”.
A poniżej link do strony, z której można
pobrać dokumenty, które w tekście zostały pogrubione:
http://warmiamazurylokalnie.pl/index.php/do-pobrania
Przygotowaliśmy także mini wizualizację
opisu faktur:
Rozpisywanie kwot na
fakturach.xls
